17. tammikuuta 2007
Yhdistystoimintaohjeita-Ruotsi
Yhdistystoimintaa - Styrelsearbete
Ohjeita AS/HFA –aikuisten toiminnan helpottamiseksi yhdistyksissä
Hans Östman, Empowerment-projekti (Tiivistelmä - saatu Heta Pukilta)
• Järjestäkää uusille hallituksen jäsenille tukijäsen, joka voi auttaa vaikeissa asioissa. Tukijäsen voi olla joku yhdistyksen jäsen, jolle voi soittaa tai lähettää sähköpostia esittääkseen kysymyksiä silloin kun se on tarpeen.
• Esitelkää hallituksen jäsenet ja heidän tehtävänsä jo
järjestäytymiskokouksessa.
• Sopikaa siitä miten puheenvuoroa pyydetään. Hyvä keino on käyttää lappuja, joissa lukee "puheenvuoro" tai "kommentti". Toinen vaihtoehto voi olla käden nostaminen.
• Selkiyttäkää hallituksen kokouksessa käsiteltäviä asioita kirjoittamalla ne taululle.
• Pitäkää yllä selkeitä rutiineja niiden kysymysten kohdalla, joista on tehtävä päätöksiä. Erotelkaa ideointi- ja päätöksentekokeskustelut.
• Edetkää kokouksissa aina selkeän aikataulun mukaan.
• Kirjoittakaa aina selkeä pöytäkirja. Jokaisessa kohdassa (§) tulee kertoa, mistä on keskusteltu. Pöytäkirjan on oltava kirjoitettu puhtaaksi seuraavaan kokoukseen mennessä.
• Valmistakaa aina esityslista, jossa asiat on numeroitu. Esityslista tulee lähettää jäsenille kokouskutsun yhteydessä. Näin on helpompi saada yleiskuva siitä, mitä on tehty ja mitä on vielä jäljellä.
• Säilyttäkää kaikki viestit ja kirjeet, joita yhdistykseen tulee, kansiossa yhdessä sääntöjen kanssa – vaikka niitä ei liitettäisikään sääntöihin.
• Valitkaa kokouspaikka joka on hiljainen ja rauhallinen, jotta kaikki saavat selvää mitä puhutaan. Pitäkää puhelinkokouksia vain poikkeustapauksissa.
• Järjestäkää opastus kokouspaikalle riittävän selkeäksi.
